Informes de Salesforce CRM: 5 tips para aprovecharlos al máximo.

informes CRM Salesforce

Una de las virtudes más aplaudidas de Salesforce CRM es su sólida presentación de informes y visualización de datos. Tanto los informes como los paneles motivan a las empresas a estudiar y aprovechar al máximo los datos recopilados sobre clientes y ventas. Como todos sabemos, los negocios se expresan en números, números que hay que recopilar, «escuchar» e interpretar. Esta información histórica nos ayuda a tomar decisiones en el presente, e incluso a pronosticar negocios en el futuro. Es por esto por lo que los informes y paneles de Salesforce deben ser tratados con la relevancia que merecen. 

Sin embargo, muchos usuarios (sobre todo los recién iniciados) se ven abrumados por el universo de opciones que Salesforce ofrece a la hora de elaborar un informe. Tanto, que al final no los utilizan (¡error!)

En este post, respiraremos profundo antes de acometer la tarea de elaborar informes y paneles. Prepararemos el terreno y desmitificaremos su complejidad.

¿Para qué sirven los informes de Salesforce?

Para ubicarnos en este nuevo orden, diremos que los informes de Salesforce son listas de datos dentro del sistema, basados en criterios especificados por el usuario. Por ejemplo, si deseas ver todos los clientes potenciales residentes en Portugal, esta lista será un «informe». Puedes crear informes desde cualquier objeto estándar de Salesforce (incluidos clientes potenciales, cuentas, contactos y oportunidades).

Son especialmente útiles para visualizar la operativa interna de una empresa a la hora de conseguir una venta: ¿cuántas llamadas telefónicas realiza mi equipo cada semana? ¿cuál es el flujo de ventas de cada vendedor? ¿cuántos acuerdos se han perdido? ¿qué empresas de la competencia están ganando cuota de mercado? ¿ha disminuido el tiempo medio de cierre en la operación o por el contrario ha aumentado?

Estos informes, expuestos en los paneles que posteriormente veremos, será fundamental también en el sector servicios: ¿cuál es el grado de satisfacción de mis clientes? ¿En cuánto tiempo se cierra un caso de customer service?; así como en el sector del marketing: ¿cuál ha sido el retorno de la inversión de cada campaña? ¿cuántas conversiones ha conseguido cada una?

Realizar las preguntas correctas al «oráculo» de Salesforce, acerca de nuestra actividad empresarial, será la clave para tomar las decisiones de futuro.

Veamos algunos pasos para aprovechar al máximo esta herramienta de Salesforce CRM:

1. Encuentra los ‘parámetros estrella’

Los parámetros estrella son aquellos indicadores que deben ser conocidos e interpretados para dirigir el negocio. Suelen reconocerse por venir de la mano de los ejecutivos en las reuniones de cada departamento. Son los KPIs que siempre rondan en sus cabezas. Estos parámetros deben estar alineados con la «visión» de la empresa.

2. Evita usar el «fruto del árbol envenenado»

Nos hemos apropiado esta sugerente teoría del Derecho Penal para hablarte acerca de la calidad de la fuente de todo dato. Como te hemos explicado en otros post, es im-pres-cin-di-ble que los datos de un CRM se mantengan limpios (valora la opción de nombrar un responsable para controlar este punto). Con esto aludimos no solo a la unicidad de las fuentes a la hora de recopilar datos (ojo con contaminar resultados con datos que provienen de otras plataformas no coordinadas con Salesforce CRM), si no también a la pulcritud en la planificación.

Centrarse en los informes/paneles relacionados con los objetivos y evitar una multiplicación innecesaria de los mismos; desarrollar un protocolo conciso y transparente a la hora de elegir nomenclaturas; definir la seguridad y el acceso a estas carpetas de informes y paneles…son algunas medidas que ayudarán a mantener en pie el «templo sagrado» de los Datos.

3. Aprovecha las plantillas

Antes de desanimarte y abandonar, recurre a la vía cómoda que Salesforce CRM te propone. Más de 50 plantillas de informes predefinidas que puedes poner en marcha fácilmente. Te ayudará a ganar confianza en la herramienta, pero recuerda que una vez que la domines, es muy recomendable adecuar estas plantillas a las necesidades de tu empresa o crear una nueva.

4. Crea paneles

Los paneles de Salesforce CRM son una visualización gráfica, en tiempo real, de los informes de Salesforce. Ofrecen una instantánea que ayuda a obtener una comprensión rápida de lo que nos interesa. 

Aunque podrás disfrutar de los que Salesforce arroja por defecto (nutridos por las plantillas que comentamos en el punto anterior), en AppExchange podrás descargar gratuitamente paneles preintegrados.

5. Mantén viva la información

Cada empresa lleva un ritmo diferente. Según ofertas, incentivos, campañas, objetivos… las métricas que para una semana son vitales, no lo son para la siguiente. De ahí que los informes y paneles deben estar organizados y actualizados continuamente. Más allá de las necesidades personales, siempre existen métricas específicas que siempre son pertinentes. 

Para conservar la actualidad y la relevancia de la información, recuerda a tus compañeros la máxima de la que siempre hablamos: «Si no está en Salesforce, no existe».